Warunki świadczenia usług

WARUNKI UCZESTNICTWA W IMPREZACH TURYSTYCZNYCH ORGANIZOWANYCH PRZEZ 123 Camps LTD

(123 Kolonie is a trading name of 123 Camps ltd. Company incorporated in England and Wales under Companies Act 1985 – Registered No.10327807)

I. WARUNKI OGÓLNE

Przed rezerwacją miejsca na imprezie turystycznej organizowanej przez 123 Camps ltd. (zwanego dalej organizatorem, zleceniobiorcą) rodzic/opiekun prawny uczestnika niepełnoletniego zwany w dalszej części umowy zleceniodawcą powinien zapoznać się z treścią poniższego dokumentu. Rezerwacja miejsca odbywa się poprzez uzupełnienie formularza rezerwacyjnego, który jest jednoznaczny z zawarciem umowy.

II. UMOWA KOLONIJNA

  1. Zawarcie umowy pomiędzy zleceniodawcą (uczestnikiem) a zleceniobiorcą (organizatorem) następuje w momencie elektronicznego przesłania formularza rezerwacyjnego i wpłacenia zaliczki w kwocie ustalonej przez organizatora.
  2. Wszystkie dane osobowe, które zleceniodawca udostępnił organizatorowi, podlegają ochronie zgodnie z obowiązującym prawem.
  3. Zleceniodawca zobowiązany jest do wpłacenia zaliczki bądź też całości kwoty w ciągu 48 godzin od daty zapisu uczestnika. W razie niedotrzymania tego terminu rezerwację uznaje się za nieaktualną.
  4. Zleceniodawca zobowiązuje się do zapłaty należnej kwoty za usługę określonej w niniejszej umowie. Istnieje możliwość wpłaty zaliczki w wysokości £100.00 za każdy turnus (£200.00 za turnus podwójny, £300.00 za potrójny itd.) za każde dziecko, ale pozostała część należności musi być wpłacona najpóźniej 70 dni (10 tygodni) przed dniem rozpoczęcia turnusu. W przypadku, gdy udział uczestnika zostanie zgłoszony w terminie krótszym niż 70 dni przed rozpoczęciem turnusu, zleceniodawca wpłaci całkowitą należność jednorazowo w dniu dokonania rezerwacji.
  5. Niedokonanie w ustalonym terminie wpłat należności za imprezę, lub niedostarczenie wymaganych dokumentów może być przyczyną skreślenia uczestnika z listy.
  6. Formularz zdrowotny (karta kolonijna) powinien być wypełniony przez rodzica\prawnego opiekuna i przesłany do 2 tygodni przed rozpoczęciem imprezy. W przypadku, gdy uczestnik zostaje zgłoszony w terminie krótszym niż 7 dni przed wyjazdem, dokument musi być uzupełniony w ciągu 24 godzin od zapisu dziecka na kolonie. Jeżeli dokument ten nie zostanie dostarczony na czas uczestnik, może być skreślony z listy bez zwrotów kosztów. Informacje zawarte z w karcie kolonijnej muszą być zgodne z prawdą i żadne szczegóły dotyczące zdrowia i zachowań dziecka nie mogą być ukryte. W sytuacji gdzie ważne informacje nie zostały przekazane w karcie kolonijnej, zleceniobiorca zastrzega sobie prawo usunięcia dziecka z kolonii bez zwrotu kosztów. W przypadku wprowadzenia nowego leku, dopiero po 24h od podania pierwszej dawki dziecko może przyłączyć się do kolonii. Jest to spowodowane faktem, iż w ciągu pierwszej doby jest największe prawdopodobieństwo wystąpienia poważnych reakcji alergicznych.
  7. Zleceniobiorca zapewnia pomoc medyczną 24 godziny na dobę (personel przeszkolony w pierwszej pomocy, w razie potrzeby przychodnia zdrowia, szpital). Sugerujemy jednak każdemu uczestnikowi wypoczynku zakup ubezpieczenia w zakresie następstw nieszczęśliwych wypadków. Ubezpieczenie jest niezbędne w przypadku gdy dziecko nie jest pełnoprawnym rezydentem Wielkie Brytanii (nie ma przyznanego statusu bądź też obywatelstwa). Niestety na terenie UK nie jest możliwe wykupienie tego typu polisy przez organizatora. Zleceniobiorca oferuje doradztwo w wykupie tego typu polisy.
  8. Zleceniodawca ma obowiązek poinformować biuro o zmianie nazwiska uczestnika, adresu lub wymianie paszportu (wyjazdy zagraniczne) w terminie wystarczającym na załatwienie wszystkich formalności organizacyjnych.
  9. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania imprezy do 14 dni przed jej rozpoczęciem z przyczyn od siebie niezależnych jak i niewystarczającej ilości uczestników. Uczestnik otrzymuje wówczas zwrot dokonanej wpłaty. Uczestnikowi nie przysługuje z tego tytułu odszkodowanie.
  10. Zleceniobiorca zobowiązany jest do powiadomienia uczestnika o ewentualnej zmianie istotnych warunków umowy (program, termin), niezwłocznie po otrzymaniu informacji uzasadniających takie zmiany. Zleceniodawca zobowiązany jest złożyć oświadczenie o rezygnacji z imprezy w ciągu trzech dni od daty uzyskania powiadomienia. Brak odpowiedzi zleceniodawcy jest równoznaczny z akceptacją nowych warunków umowy.

III. REZYGNACJA

  1. Rezygnacja z imprezy przyjmowana jest wyłącznie w formie informacji telefonicznej połączonej z potwierdzeniem wysłanym drogą email na adres office@123camps.co.uk . Za datę wpływu przyjmuje się dzień jej wpływu do biura
  2. W przypadku rezygnacji (niezależnie od przyczyny) zleceniobiorca będzie rozliczany wedle następujących zasad:
    a) opłata administracyjna w wysokości £50 powyżej 70 dni przed datą rozpoczęcia imprezy (od każdej osoby wpisanej na zgłoszeniu).
    b) rezygnacja pomiędzy 70 a 63 dni przed wyjazdem – utrata depozytu.
    c) rezygnacja pomiędzy 62 a 35 dniem przed datą rozpoczęcia imprezy – 60% wartości imprezy zostanie potrącona.
    d) jeżeli rezygnacja została złożona w terminie 34 a 21 dni przed datą rozpoczęcia imprezy – 80% wartości imprezy zostanie potrącona.
    e) rezygnacja w terminie 20 lub mniej dni przed datą rozpoczęcia imprezy oznacza stratę całej kwoty imprezy.
  3. Jeżeli zwrot pieniędzy będzie wymagany przed wyjazdem na imprezę lub w czasie jej trwania, pieniądze będą wypłacane z PTS (Protected Trust Services) z doliczeniem opłaty manipulacyjnej w wysokości £8.60 za każdy zwrot.

IV. REALIZACJA UMOWY, REKLAMACJE

  1. Organizator zobowiązuje się do należytego wykonania czynności zawartych w umowie, nie odpowiada jednak za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług spowodowanych działaniem, lub zaniechaniem klienta, lub osób trzecich nieuczestniczących w wykonywaniu usług przewidzianych w umowie, jeżeli tych działań nie można było przewidzieć ani uniknąć, albo siłą wyższą.
  2. Zleceniodawca ponosi odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone przez uczestnika w mieniu zleceniobiorcy, jak i w mieniu osób trzecich. Jeżeli takowe szkody zostaną dokonane, rodzic lub opiekun prawny zobowiązuje się do ich finansowego pokrycia.
  3. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za przedmioty wartościowe, telefony, pieniądze przywiezione przez uczestnika na kolonie. Po stronie rodzica/opiekuna należy wyposażenie dziecka w taki sposób by ewentualne straty, zniszczenia, zgubienia nie były bolesne mentalnie czy też finansowo. Punkt ten dotyczy zarówno pobytu w ośrodku, wycieczek jak też środków transportu. Dodatkowo zakazuje się przywożenia jakichkolwiek elektrycznych urządzeń jak suszarki do włosów, prostownice, żelazka, gry, tablety itp.
  4. Uczestnicy zorganizowanych placówek wypoczynku zobowiązani są stosować się do regulaminów placówek oraz poleceń wychowawców.
  5. W przypadkach poważnego naruszenia tych regulaminów lub niestosowanie się poleceń wychowawców (np. spożywanie alkoholu, palenie papierosów, samowolne oddalanie się od grupy, agresja, naganne zachowanie, znęcanie się nad innymi (fizyczne, lub psychiczne), niesłuchanie poleceń itd.) zleceniobiorca ma prawo na odsunięcie dziecka od korzystania z atrakcji/ zajęć na poczet naprawienia szkody lub odesłać uczestnika do domu na koszt zleceniodawców (opiekunów). Zleceniobiorca nie zwraca pieniędzy za niewykorzystany pobyt.
  6. Zleceniobiorca nie dokonuje zwrotu wartości świadczeń, które nie zostały w pełni wykorzystane podczas imprezy z przyczyn leżących po stronie uczestnika (brak chęci uczestniczenia w organizowanych zajęciach lub choroba, naganne zachowanie).
  7. Ewentualne spory powstałe w związku z wykonaniem umowy, strony będą rozstrzygały polubownie, a w przypadku nieosiągnięcia porozumienia przez sąd właściwy dla siedziby lub miejsca zamieszkania powoda.
  8. Rodzice lub prawni opiekunowie uczestnika imprezy mają obowiązek zawiadomić zleceniobiorcę pisemnie w karcie kolonijnej wszelkie dysfunkcje (choroby) dziecka szczegółowo. W przypadku ukrycia jakichkolwiek chorób, wad psychicznych lub fizycznych utrudniających sprawowanie opieki nad uczestnikiem imprezy zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za wszelkie skutki wynikające z tego tytułu. Zleceniobiorca w takiej sytuacji ma prawo odesłać uczestnika do domu na koszt rodziców (opiekunów). Zleceniobiorca nie zwraca pieniędzy za niewykorzystany pobyt.
  9. Uczestnik imprezy powinien posiadać bagaż składający się z:
    a) 1 dużej torby/walizki (na kółkach), której waga nie powinna przekraczać 15 kg. Bagaż musi być łatwy w obsłudze przez dziecko.
    b) bagażu podręcznego (plecak lub mała torba) o wadze do 3 kg.
  10. Zleceniobiorca ma prawo odmowy przyjęcia bagażu dodatkowego w przypadku braku miejsca w środku transportu. Jeżeli dziecko potrzebuje zabrać dodatkowy bagaż, prosimy o kontakt z biurem.
  11. Uczestnik powinien przestrzegać i stosować się do przepisów przewozu określonych przez danego przewoźnika. Za wszelkie zniszczenia w trakcie trwania transportu odpowiada zleceniodawca.
  12. Jeżeli rodzice/opiekunowie życzą sobie odebrać dziecko przed dniem zakończenia imprezy, zobowiązani są do wcześniejszego poinformowania o tym fakcie drogą telefoniczną zleceniobiorcę najpóźniej na dzień przed datą odbioru. W nagłym przypadku prosimy o informacje jak najprędzej będzie to możliwe. Zleceniobiorca nie zwraca pieniędzy za niewykorzystany pobyt.
  13. W przypadku, gdy zleceniodawca zamierza powierzyć odbiór uczestnika innej osobie, zobowiązany jest uzupełnić dedykowany formularz wraz z wszystkimi wymaganymi danymi osoby zlecającej, dziecka oraz osoby odbierającej. Formularz ten musi być uzupełniony najpóźniej do godziny 18 dnia poprzedzającego odbiór dziecka. Ponadto osoba upoważniona podczas odbioru dziecka powinna okazać dokument ze zdjęciem wspomniany w formularzu.
  14. Odwiedziny rodziców lub prawnych opiekunów uczestnika imprezy odbywają się po wcześniejszym zawiadomieniu organizatora.
  15. W przypadku przerwania przez zleceniodawcę pobytu dziecka na kolonii z przyczyn nieleżących po stronie zleceniobiorcy równowartość niewykorzystanych świadczeń nie będzie zwracana. Punkt ten dotyczy jednakowo późnego dojechania na kolonie czy też wcześniejszego odbioru dziecka w tym faktu niedojechania na czas na zorganizowany transport.
  16. W przypadku wystąpienia podczas organizowanej imprezy: epidemii, wirusa lub innej choroby – organizator ma prawo zamknąć kolonię bez zwrotu kosztów. Sugeruje się wykup ubezpieczenia chroniący uczestnika przed takową sytuacją.
    a) W przypadku odwołania naszej imprezy (przed datą rozpoczęcia) spowodowanego wprowadzonymi przez rząd UK wyjątkowymi restrykcjami, koszty zakupu kolonii zostaną zwrócone lub na prośbę przełożone na kolejny wyjazd. Jako że do dnia wyjazdu wpłaty są zabezpieczone i przetrzymywane na regulowanym prawnie rachunku typu trust account zarządzanym i zabezpieczonym przez Trustees of Protected Trust Services, kwota zwrotu zostanie pomniejszona o opłatę manipulacyjną w wysokości £8.60.
  17. Rodzice/opiekunowie uczestnika wyrażają zgodę na:
    a) Udział uczestnika w obozie\kolonii oraz we wszystkich zajęciach sportowo-rekreacyjnych.
    b) Poddanie uczestnika badaniu alkomatem lub testami narkotykowymi przez zleceniobiorcę, lub osoby przez niego upoważnione w razie zaistnienia uzasadnionego podejrzenia, że uczestnik spożywał alkohol lub zażywał narkotyki czy substancje o podobnym działaniu. Zleceniobiorca zawsze będzie starał się skontaktować uprzednio z rodzicami/opiekunami uczestnika.
    c) W razie potrzeby rodzice czy też opiekunowie zgadzają się na wykonanie wszelkich czynności lekarskich związanych z ratowaniem życia, czy też zdrowia uczestnika.
    d) Wykorzystanie zdjęć lub filmu z udziałem uczestnika zrobionych w trakcie trwania imprezy w materiałach reklamowych organizatora w tym w social mediach, stronie internetowej itd. na czas nieokreślony.
    e) Nagranie lub zrobienie zdjęć dziecku w sytuacji wyjątkowej celem udowodnienia nagannego zachowania dziecka. Nagranie takowe wykonane by było tylko i wyłącznie w celu przedstawienia rodzicom, po czym skasowane.

V. OŚWIADCZENIA ZLECENIOBIORCY/ORGANIZATORA

  1. Zleceniobiorca – 123 Camps ltd oświadcza, iż jest firmą zarejestrowaną w Company House pod numerem 10327807.
  2. Zleceniobiorca gwarantuje następujące kwestie:
    a) Zakwaterowanie w pokojach wieloosobowych, dostęp do pełnego węzła sanitarnego.
    b) Trzy posiłki dziennie (zgodnie z rozkładem dnia kolonii/ obozu) wraz z napojami. Wyjątkiem są dzień pierwszy i ostatni, gdzie w dzień przyjazdu posiłkiem pierwszym będzie kolacja poprzedzona niewielką przegryzką dla chętnych. W dzień ostatni dzieci dostaną śniadanie i zapakowany na drogę lunch. Dodatkowa przegryzka lub powiększony pakowany lunch będzie zaoferowany dzieciom korzystającym z dalszego transportu.
    c) Kadry w ilości nie mniejszej niż jeden wychowawca przypadający na 16 uczestników. Wszyscy opiekunowie i organizatorzy posiadają aktualne CRB (DBS) lub inne ważne poświadczenie niekaralności akceptowane w krajach Wielkiej Brytanii.
    d) Całodobową opiekę personelu przeszkolonego w pierwszej pomocy medycznej z możliwością natychmiastowego kontaktu z lekarzem.
    e) Zapewnienie nadzoru ratownika nad dziećmi korzystającymi z kąpieli na strzeżonych kąpieliskach lub na basenie.
    f) Zapewnienie odpowiedniego programu atrakcji. Jeżeli z przyczyn niezależnych od zleceniobiorcy występują zmiany w programie atrakcji w trakcie trwania kolonii\obozu, zleceniobiorca zobowiązuje się do zorganizowania świadczeń zastępczych i nie uznaje z tego tytułu reklamacji.
    g) Zapewnienie zakwaterowania przedstawionego w ofercie. Jeżeli z przyczyn niezależnych od zleceniobiorcy występują zmiany zakwaterowania w trakcie trwania kolonii\obozu, zleceniobiorca zobowiązuje się do zorganizowania zakwaterowania zastępczego zachowującego te same standardy lub wyższe i nie uznaje z tego tytułu reklamacji.
    h) Zapewnienie uczestnikom kolonii opieki podczas ewentualnego transportu do miejsca organizacji kolonii i z powrotem

VI. BEZPIECZEŃSTWO FINANSOWE

123 Camps ltd. operujący także jako 123 Kolonie, działa według obowiązujących na terenie Wielkiej Brytanii przepisów The Package Travel, Package Holidays and Package Tours Regulations 1992. Dzięki członkostwu w organizacji Protected Trust Services (nr. 5096) gwarantujemy Państwu 100% bezpieczeństwo finansowe. Wszelkie wpłaty przyjmowane są na regulowany prawnie rachunek typu trust account zarządzany i zabezpieczony przez Trustees of Protected Trust Services.

VII. INFORMACJE UZUPEŁNIAJĄCE

  1. Zamawiający ma prawo do bezpośredniego kontaktu z dziećmi w trakcie trwania imprezy (rozmowy telefoniczne oraz ustalone wcześniej z organizatorem odwiedziny w miejscu pobytu na kolonii\obozie).
  2. Zleceniodawca zobowiązuje się do wypełnienia i podania w kartach kolonijnych wszystkich ważnych informacji dotyczących stanu zdrowia dzieci (niezbędne do zapewnienia dzieciom właściwej opieki) i przesłania ich do biura 123 Camps najpóźniej 14 dni przed rozpoczęciem turnusu. Jeżeli do wyjazdu zostało mniej niż 14 dni karta powinna być uzupełniona natychmiastowo.
  3. Wszystkie zmiany niniejszej umowy wymagają zachowania formy pisemnej lub elektronicznej w formie aneksu.